Kontrol dan evaluasi merupakan fungsi yang penting dalam manajemen, khususnya untuk memastikan rencana kerja organisasi berjalan dengan baik. Untuk bisa melakukan fungsi kontrol dan evaluasi dengan baik dibutuhkan sistem manajemen kinerja yang baik. Sistem manajemen kinerja yang baik harus bisa menggambarkan proses bisnis yang terjadi dalam organisasi secara keseluruhan. 

Sistem manajemen kinerja dapat diukur menggunakan KPI (Key Performance Indicator). Sistem manajemen kinerja memuat ukuran-ukuran KPI yang merepresentasikan kinerja dari seluruh bagian organisasi dan keterkaitan yang ada antar bagian-bagian tersebut. KPI  adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Departemen Manajemen Fasilitas di Western Michigan University mengidentifikasi keuntungan perencanaan strategis yang berasal dari KPI yaitu:

• Identifikasi semua hal/komponen yang mudah diukur dan dihitung
• Jadikan kinerja dan sasaran strategis terlihat
• Promosikan kerja tim dengan berbagi tujuan yang dapat diukur
• Pertanyaan dan perhatian langsung - namun, KPI tidak memberikan jawaban sendiri
• Fokuskan perhatian karyawan pada tugas dan proses yang ada

Dalam manajemen fasilitas, KPI dapat digunakan untuk membantu mengawasi kelayakan Gedung secara keseluruhan. Penggunaan yang tepat dalam KPI dapat memungkinkan untuk membuat keputusan hemat biaya seperti apakah akan mengganti peralatan atau mencari perawatan.

KPI merupakan kunci untuk melacak kesesuaian dan kinerja, serta dalam kinerja yang pada akhirnya akan menentukan biaya. KPI tidak hanya dapat memberikan data mendetail untuk menjalankan bisnis dan total biaya, tetapi juga membantu menghemat biaya dan memberikan transparansi.

Ketepatan waktu sangat penting untuk KPI dalam manajemen fasilitas. Salah satu contohnya yaitu harus memperhitungkan penggunaan beberapa asset pada saat tracking dan pelaporan. Berikut ini alternatif cara dalam menetapkan indikator kunci yang digunakan dalam mengelola fasilitas gedung atau kawasan, sbb :

• Gunakan KPI yang relevan dengan visi misi perusahaan, seperti modal dan tujuan anggaran biaya operasional dan manajemen/penggantian asset
• Identifikasi ekspektasi dari fasilitas yang disediakan gedung untuk tenant
• Pertimbangkan sistem operasional dan peralatan bangunan yang ada
• Perhitungkan variabel fasilitas yang berubah seiring waktu

Dengan indikator kinerja fasilitas yang tepat, akan membantu mencapai efisiensi dalam pengelolaan fasilitas, baik gedung maupun kawasan. Untuk diskusi lebih lanjut mengenai manajemen fasilitas gedung dan kawasan, Anda silahkan menghubungi link berikut ini https://kfmap.asia/contact-us/service/4/property-and-engineering-services.

Penulis : Gabriela Bunga

Sumber : 

https://www.buildings.com/articles/28054/make-most-out-key-performance-indicators-facilities

https://www.jurnal.id/id/blog/mengenal-kpi-key-performance-indicator/